Schule MeWo IT Support

Mails lesen

Der Einsatz eines Mail-Systems macht nur Sinn, wenn die Mailbox auch regelmässig abgefragt wird. Es wird erwartet, dass du deine Mailbox mindestens 2-3 Mal wöchentlich abfragen. Ihren (Post-)Briefkasten leeren du wohl täglich. Dies sollten du dir mit dem Mail-Briefkasten auch angewöhnen.

Wann mailen, wann nicht

E-Mailing hilft bei der raschen und formlosen Sachinformation. Streit trägt man persönlich aus, nicht per E-Mail. (Telefonieren, sich persönlich treffen).

"Maile" nur dann, wenn es der Sache dient - nicht nur so zum Spass. Nachrichten wie "Hallo, hier bin ich" sind absolut überflüssig. Beteilige dich sich nicht an Serienbriefen. Rund-Mails (Kettenbriefe, etc.) sind eine Unart.

Der Ton macht die Musik, auch im Internet

Erst lesen, dann denken. Noch einmal lesen, noch einmal denken. Und dann erst senden/antworten.

Bedenke allgemein: deine Nachricht ist deine Visitenkarte. Diese verrät mehr über deine Person, als du ahnst.

Auch wenn sich E-Mails schneller als ein Brief schreiben: Form und Rechtschreibregeln gelten auch hier. Schreibe BITTE NICHT DURCHGEHEND IN GROSSBUCHSTABEN... das wird als "Schreien" empfunden.

Sei tolerant gegenüber Mängeln eines Partners: z.B. bezüglich Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruck oder Mail-Gewohnheiten. Reib ihm Fehler nicht unter die Nase.

Sei höflich. Die Leichtigkeit und Schnelligkeit des Mediums rechtfertigen nicht hemdsärmelige oder gar unfreundliche Umgangsformen. (z.B.: duze nur Personen, welche man auch sonst duzt)

Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

Vermeide Ironie, Sarkasmus, Besserwisserei und dergleichen. Ein Empfänger deiner E-Mail ist ein Mensch, der möglicherweise andere Vorstellungen über Kultur, Sprache und Humor hat. Verzichte auf humoreske Einlagen. Versende keine Witze, Comics, etc. Dasselbe gilt auch für politische, religiöse und sonstige emotionale Bereiche. Bleibe bei der Sache.

Erwecke mit Inhalt, Ausdruck oder Form Ihrer Nachricht keine Erwartungen, die du nicht erfüllen kannst.

Vertraulichkeit

Schreiben in einem Mail nur, was du auch auf einer Postkarte schreiben würden: Keine Kreditkartennummern, keine geheimen Infos, keine Intimitäten, Anzüglichkeiten und dergleichen - oder wenn, dann nur, wenn es Ihnen egal ist, dass es womöglich die ganze Welt erfährt.

Vermeide übertriebene Formatierung

Verfasse deine Mails möglichst übersichtlich mit wenigen einheitlichen Formatierungen.

Verwende keine "Briefpapier-Hintergründe" - die kommen im Normalfall nicht an oder stören, weil die Darstellung beim Empfänger unschön ist.

Falls du in einer Mail-Nachricht neben Text auch Bilder, Tabellen, Skizzen, etc. benötigst, so lohnt es sich meist alles in einem z.B. Word-Dokument schreiben und als Anhang mit kurzer Begleitnotiz zu verschicken – als Link zum Online angelegten Dokument ist natürlich sehr effizient, sofern der Empfänger Zugriff hat.

Zeige deine Stimmungen

Benutze Emoticons sparsam, um Deinen Tonfall zu zeigen. Nimm bitte nicht an, dass das Vorkommen eines Emoticons automatisch den Empfänger deiner E-Mail glücklich stimmt oder einen beleidigenden Kommentar vom Tisch wischt. Ebenfalls unpassend sind Emoticons meist in geschäftlicher Post.

Füge deinen E-Mails eine Signatur an

Machen es dem Empfänger leichter: Zwar setzen alle E-Mail-Programme deine Absenderadresse automatisch in den Nachrichtenkopf jedes abgesendeten Mails, jedoch solltest du am Fussende deines Mails Informationen über dich anfügen (mindestens Name, Arbeitsort, E-Mail-Adresse und evtl. Tel-Nr./Mobile-Nr.).  E-Mail-Programme, wie z.B. Outlook, ermöglichen dies automatisch. Diese Funktion nennt sich "Signatur". Eine Signatur wird vom Text des Mails mit einer Leerzeile und mit zwei Bindestrichen abgetrennt. Der nachfolgende Text in der Signatur sollte 72 Zeichen pro Zeile nicht überschreiten und insgesamt nicht länger als 4 Zeilen sein.

Füge nicht unüberlegt Dateien an E-Mails

Überlegen dir vor dem Versenden von Dateien per E-Mail, ob der Empfänger diese Datei auch wirklich möchte. Halte immer die Grösse der zu versendenden E-Mails im Auge. Eingefügte Grafiken oder Programme blähen ein Mail so auf, dass es entweder überhaupt nicht oder nur mit massivem Ressourcenverbrauch übertragen werden kann. Ein Anhaltspunkt für maximale Dateigrösse in E-Mails ist 2MB. Beachte auch, dass viele Mailserver Empfangsbeschränkungen bei bestimmten Mail-Grössen haben. Zudem hat nicht jeder privat einen so schnellen Internetanschluss wie du.

Konservativ schreiben, liberal lesen

Eine bewährte Verhaltensregel: Sei konservativ beim Schreiben von E-Mails, liberal beim Lesen. Antworte nicht überhitzt auf provokante Mails (so genannte "Flames"), auch nicht, wenn du provoziert wurdest. Lies widersprüchliche E-Mails besser mehrmals durch, vielleicht hat sich der Absender missverständlich ausgedrückt. Überschlafe ggf. erst einmal ein empfangenes E-Mail, bevor du eine emotionale Antwort schreibst.

Zuerst alle E-Mails lesen, dann schreiben

Generell ist es eine gute Idee, vor dem Beantworten eines Mails zuerst alle ankommenden E-Mails durchzusehen. Manchmal möchten sich Personen für zuvor gesendete Mails (die z.B. fälschlicherweise an dich gerichtet waren oder mehr oder weniger unüberlegt geschrieben wurden) bei dir entschuldigen.

Längere Antwortzeiten

Informiere den Absender, wenn die Beantwortung seiner Fragen länger dauert. Wenn du der Meinung bist, dass ein E-Mail besonders wichtig ist, du aber für die Beantwortung Zeit benötigst, so benachrichtige den Absender, dass du dieses demnächst ausführlich beantworten wirst.

Gruppenmailadressen

Das Nutzen der Gruppenmailadressen der Schule MeWo ist Lehrpersonen nur in Verbindung mit beruflichen Anliegen erlaubt. Werbe-, Polit- oder sonstige private Anliegen müssen direkt an die privaten Mailadressen der Lehrpersonen gerichtet werden. Bei unklaren Fällen ist eine Absprache mit den Stufenschulleitern gefordert.

Antworte bitte auch nicht «an Alle», ausser du bist dir wirklich sicher, dass dies von Interesse aller Empfänger ist.

cc/bcc

cc oder bcc steht für „Carbon Copy“. Darunter versteht man das Versenden einer Kopie des Mails an weitere Mailadressen. Bcc bedeutet „Blind Carbon Copy“ und ist eine Funktion, die es ermöglicht eine Kopie eines Mails zu senden, ohne dass der Hauptempfänger etwas davon mitbekommt.

Die Schule stellt bezüglich beider Funktionen genaue Anweisungen auf:

• Bei der Nutzung von cc darauf achten, dass nicht dutzende Mailadressen eingegeben werden. Alle diese Adressen sind von allen Adressaten einsehbar und können von Viren als SPAM Schleuder verwendet werden. Wenn viele Adressaten angeschrieben werden müssen, nutze bitte das bcc dafür und spezifiziere dabei unbedingt im Email wer alles mit dem Mail angeschrieben wird (z.B. „Dieses Mail geht an……“).
• Das bcc wird ausser für oben genanntes Szenario hingegen nicht genutzt; die Schule legt Wert auf eine transparente Kommunikation.
• Maile nicht unüberlegt auf „Vorrat“ via CC an so vielen Adressaten wie möglich, sondern nur an so viel wie nötig. Bitte vermeide die Belastung anderer Personen mit nicht nötigen Mails. Brauche CC nur wenn unbedingt nötig.
• Als Grundsatz cc: ist nur zur Info, es wird keine Mitwirkung erwartet.